Microsoft製品のアプリ紹介

Microsoftには用途によってさまざまなアプリがあります。

Microsoftのアプリの用途を理解することによって便利で有効にMicrosoftのアプリを利用することができます。

ここではMicrosoftによるアプリの種類と使用する用途を説明します。

Microsoftアプリを用途と一緒に確認しよう！！

下記でMicrosoftアプリの詳細と用途を一緒に確認しましょう。

Word　　＝　　文書の作成

Wordは「文書作成ソフト」であり、基本的な文書資料を作成する上で必要な機能が備えられています。

Wordは文書作成をする上で便利な機能が数多く備わっています。

議事録のまとめや提案資料・営業資料の作成、報告書のまとめなどは、

ビジネスにおいて必須の技術になります。

各フォントメニューやスタイルを使いこなせると仕事で大いに役立つので、

Wordに慣れておくことをおすすめします。

Excel　　＝　　表計算ソフト

Excelは表計算ソフトであるため、本来は表を作成して合計などの計算や、

これを基にしたグラフの作成などに用いられるものである。

「平均を求める」「標準偏差を求める」「文字列中のn番目の文字を取り出す」

などの利用頻度の高い計算や検索の作業は、数百種類ある「関数」と呼ばれる手続きにまとめられており、

この関数を組み合わせることで高度な計算も可能である。

また結果のグラフ化も簡単な操作で行え、棒グラフや円グラフなど利用頻度が多いものから、

株価チャートやパレート図など専門的なグラフも選択できる。

PowerPoint　　＝　　プレゼンテーション

Microsoft社製のプレゼンテーション用ソフトで、手軽にスライドを作成できます。

また、主張をビジュアルで表現できる為、相手に理解してもらい易く、

印象的で効果的な資料を作成できます。資料や企画書の作成の際は、

PowerPoint（パワーポイント）の使用をオススメします。

Outlook　　＝　　メール、予定、タスクなどの一括管理

メールのやり取りをするための［メール］機能だけでなく、

作業の期限を管理する［タスク］機能やスケジュールを管理できる［予定表］機能、

メールのあて先や電話番号、住所などを管理する［連絡先］機能、

さらに手軽にメッセージを書き留めるための［メモ］機能も備えています。

Outlookの最大の特徴は、チームでの利用を考慮していることです。

［タスク］機能でチームメンバーの作業状況を確認してから［予定表］機能で会議を設定し

［メール］機能で関係者に連絡する流れをOutlook1つで実現できます。

Access　　＝　　ビジネスに適したデータベースの作成

Accessのデータベースとは、データの管理を効率的に行うために整理されたデータ群です。

近年ではコンピュータの大容量化から、データベースの有用性がさらに増しており、

多くの企業が商品情報や顧客情報、社員情報の管理など、様々な場面でデータベースを利用しています。

データベースは、データの検索や蓄積、変更、削除などができるように設計され、

大量の情報を扱うための工夫がされています。

また、データベースからデータを検索して表示するときには、見やすいように、

表の形で表示されるのが一般的です。

SharePoint　　＝　　社内の情報共有の掲示板、ファイル等の置き場を作れるグループウェア作成ツール

SharePoint は、ビジネス チームの連携を支援する、

ウェブサイトをベースとしたコラボレーション システムです。

ワークフロー アプリや「リスト」データベース等のウェブ ツールとセキュリティ機能を搭載しています。

また、SharePoint のプラットフォームを利用する企業にとっても、

情報へのアクセスを制御し、

ビジネス ユニット全体のワークフロー プロセスを自動化できるといったメリットがあります。

SharePoint Online とは？

SharePoint Online は、SharePoint の Microsoft Cloud 版です。

他のクラウド アプリケーションとの統合機能が多数用意されています。

Microsoft の Office 365 や Microsoft 365 ライセンスでパッケージ化されている

さまざまな製品と機能面で連携させることが可能です。

OneDrive　　＝　　オンラインストレージ

OneDriveとは、Officeファイルはもちろんのこと、

写真や動画など様々なデータファイルをオンライン上に保存できるオンラインストレージサービスです。

Microsoftアカウントさえあれば、無料で使用できます。

また、ファイルを共有すれば、

パソコンやスマートフォン・タブレットなどからファイルの閲覧や編集、削除ができるのです。

Exchange　　＝　　1人50GBまでついたメールサーバー

マイクロソフトの開発したグループウェア / 電子メール製品。Microsoft Serversの一部であり、

マイクロソフト製品を採用している企業で広く使われている。

対応しているオペレーティングシステムはWindows Serverのみである。

Exchangeの主な機能は、電子メール / 予定表 / 連絡先などの共有と

携帯機器やウェブからの情報アクセスサポート、さらにデータ格納サポートである。

主にMAPIと呼ばれるプロトコルを通じて電子メールクライアントと通信するが、

POP3、IMAP4、Exchange ActiveSync、SMTPなども使うことができる。

Teams　　＝　　ビジネスチャット、予定共有ツール

Microsoft Teams は、チャットをベースに様々な機能が利用できるツールです。

チーム内でのチャネル毎のチャットや、1対1またはグループでのチャットを行ったり、

オンライン会議やファイルの管理ができます。

また、オンライン会議中に Microsoft 365 （ Office 365 ） のドキュメントの編集ができるようになっているので、

参加者同士でファイルの更新を行うなど業務を効率化する様々な活用方法があります。

Publisher　　＝　　チラシ、名刺、はがき、カタログの作成

Publisher は、多彩なデザインの本格的な文書を作成するのに適したアプリです。

複雑なデスクトップ パブリッシング アプリケーションに多くの費用や時間を費やす必要はありません。

グリーティング カードやラベルのようなシンプルなものから、

学年アルバム、カタログ、業務用メール ニュースレターのような複雑なプロジェクトまで作成できます。

Visio Standard　　＝　　フローチャートや図面の作成

Microsoft Visioとは、Microsoftが販売している、ビジネス用グラフィックス作成ツールの名称である。

Microsoft Visioを利用することで、フローチャートや各種グラフ、

組織図、タイムライン、オフィスレイアウトといったビジネス用途の図を、

あらかじめ用意された部品やテンプレートを用いて効率的に作成できる。

複雑な構造やプロセスを図形で表す（可視化する）ことによって明確で把握しやすくなり、

ビジネスの効率化を図ることができる。

Project Standard　　＝　　プロジェクトの管理

簡単に言えばガントチャートやクリティカルパス法を利用して計画の見積もりや予算の状況などを把握し、

一つのプロジェクト状況を一元的に管理する事ができるソフトウェアである。

一つのプロジェクトを実行し、計画的にビジネスを行っていく行為は企業にとって重要なファクターと言える。

しかしプロジェクトを実現する場合、期限と予算、それに必要とされる人材（関係者）と効率的な作業を行って行かなければならない。

計画表をただ単に作成しても実現出来なければただの落書き同然になる上、

状況が把握出来なければ予算オーバーや期限オーバー等が生じ、結果的にチーム・企業の信頼を落とす結果にもなる。

また、管理する範囲が小規模から大規模になれば、プロジェクトリーダーが一元的に管理するのも難しくなる傾向にある。

Microsoft Projectはこれらのスケジュールや予算、人材の状況をプロジェクト管理ソフトで詳細に分析し、

統括的な行程具合を管理･指揮する事ができるようになる。

Microsoft Forms　　＝　　ウェブフォーム作成ツール

Microsoft Formsを使用すると、アンケート、クイズ、投票を作成したり、

ほぼすべての Web ブラウザーやモバイル デバイスを使用して他のユーザーを招待したり、

送信されたリアルタイムの結果を確認したり、組み込みの分析を使用して回答を評価したり、

結果を Excel にエクスポートして追加の分析や採点を行うことができます。

Microsoft  Lists　　＝　　タスク管理ツール

行と列で構成される表形式のデータを管理するためのアプリケーションです。

Excelと比較されがちですが、実際はMicrosoft Accessに近いです。

AccessはクライアントPCでのローカル環境での使用を想定したアプリケーションですが、

Microsoftリストはクラウドでデータを管理できます。

Microsoft Bookings　　＝　　顧客との予定共有、予約ツール

Microsoft Bookings はスケジューリングのためのサービスです。

予約を受ける際の詳細や予約のための条件を簡単にカスタマイズでき、

予約をする側と予約を受ける側の両者のエクスペリエンスを効率化できます。

Bookings はご利用いただいている Microsoft 365 または Office 365 の予定表とも連動しているので、

空き時間をすぐに、しかも正確に見つけることができ、ダブルブッキングの防止もできます。

Bookings を使うと、予定の調整に要する時間を減らして、本来の顧客との時間やサービスの提供に充てることができます。

OneNote　　＝　　メモツール

OneNoteとは、Microsoftが提供しているノートアプリ・デジタルノートのこと。

ノートアプリ・デジタルノートというジャンルから分かるように、

実物のノートさながら、自由に書き込みできます。他のユーザーとの共有や共同作業も可能で、

チーム全体で使い込めるのもポイントです。

まとめ

このようにMicrosoftには様々なアプリがあります、

Microsoftのアプリを使い分けることで今後の業務を円滑でスマートに利用することができるため、

アプリの利用用途を理解し有効に使っていくことをお勧めします！！